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从办公自动化的定义中我们不难看出,办公自动化设备是实现办公自动化的手段和工具,在办公自动化中起着举足轻重的作用。可以说,没有办公自动化设备,没有网络,就没有真正意义上的现代的办公自动化系统。
微电子技术和信息技术的发展,推动了办公设备的更新。今天,办公设备已从过去的普通电话机、机械打字机、油印机,发展为程控电话机、微型计算机、电子打字机、复印机、电子排版轻印刷系统等;办公设备已从过去屈指可数的几种,发展成为一个庞大的家族。
办公自动化设备的分类方法至今未有一个统一的标准。按主要功能可将其分为:计算机及其外设类、通信类、文印类和其他类办公自动化系统常用设备pptx。根据办公信息流转过程的主要任务,将办公自动化设备分为:信息复制设备、信息处理设备、信息传输设备、信息储存设备和其他辅助设备。
(1)信息处理设备:如文字处理机、电子打字机、微型计算机、工作站、各类计算机终端设备、各类计算机外部设备、各类汉卡、光学文字识别设备、图形图像处理设备等。
(2)信息传输设备(又叫通信设备):如各类电话、传真机、电传机、信号调制解调器、多路控制台、各类局域通信网、服务器、电传报文设备、综合业务通信设备、数字程控交换机、无线)信息储存设备:如缩微胶片系统、光盘文档存取系统、视盘存储设备等。
(4)信息复制设备:如复印机、誊影机、速印机、胶印机、电子排版轻印刷系统等。
(5)其他辅助设备:如计算机房的辅助设备,包括空调机、稳压电源、不停电电源、负离子发生器;如信息处理中的保密设备,包括信号幅射***、加密机、文件粉碎机等。
随着计算机技术的不断发展,尤其是多媒体技术的出现,使得各种信息(文字、声音、图形和图像等)的处理都可以通过计算机及其配套设备进行,形成数字化的信息。数字信息的优势有目共睹,办公自动化设备的数字化也顺理成章,其主要体现在信息的数字化处理、数字化网络传输、相应标准的完善与制定等。
办公自动化设备的智能化要以人们的办公过程为参考,建立良好的人机界面,简化操作手段,最大程度地发挥设备的作用。其主要体现在以下两方面。
通过运行相应的办公软件,由系统自身自动地完成相应工作,在越来越多的场合减少人的干预。
通过对办公设备中各种参数的设置,使设备具有相应的功能。如:实现整机或部件的节能工作方式;设置自动接收、应答模式;自动卸载故障部件等。
信息在进行相应的处理后,通常的做法是将要保存的数据、结果记录在纸上,用纸张作为主要的信息载体。当需要对数据进行更新、充实、查找、修改时,其工作量和效率是非常低的,而且容易出错,不容易保管,管理成本高,效果不好。